Kunden og opgaven 

Udenrigsministeriets Danida projekt med målsætning om “...at fremme demokrati og menneskerettigheder i syv østeuropæiske lande gennem en styrkelse af ytringsfriheden og mediernes evne til at spille en aktiv, konstruktiv og professionel rolle i udbredelsen af nyhedsformidling og analyser” og som varetages af NIRAS, havde et behov for løbende opfølgning på effekten af aktiviteterne. Den traditionelle afrapportering efter projektets udløb var ikke tilstrækkelig. Der var behov for at få sat nogle håndgribelig succeskriterier og en måde på at følge op på disse.

Dialog

NIRAS og MOC startede forløbet med et afklaringsforløb, der havde til hensigt at afdække hvilke muligheder og udfordringer, der var i designet og konstruktionen af et afrapporteringssystem til MEIA (Monitoring & Evaluation and Impact Assessment) projektet. Hvis projektet skulle ende ud i et anvendeligt system var det vigtigt at forstå den præcise funktion for systemet og dermed sikre den rigtige struktur at bygge det på i forhold til tilgængelig data og ønskerne til rapporteringen. Statistikere, antropologer og udviklere skulle i fællesskab få trådene til at nå sammen.

Analyse

MOC og NIRAS anvendte en agil designproces analysefasen for projektet. Alle parter var med i processen, så alles behov kunne tilgodeses. Fokus skiftede fra afholdelse af den enkelte aktivitet til sammenligneligheden på tværs af alle aktiviteter. Skulle der kunne måles og vises en effekt var denne del central. Målepunkterne var formuleret ud nogle koncepter, som i analysefasen blev gjort konkrete dels af NIRAS’ spørgeskemaer til kursister og dels af struktureringen af data opsamlingen. Data blev delt op i to typer og ligeledes blev indrapporteringen. Der kom fokus på hvordan den opsamlede data kunne gøres anvendelig til valide rapporterings formål gennem diskussioner, der tager udgangspunkt i velfunderede antagelser. Endvidere blev der arbejdet med transformeringen af data fra analoge undersøgelser til anvendelig data og samtidig sikre et verificeret papirspor fra hånd til tal.

Proces

Samarbejdet med NIRAS i afklaringsfasen var agilt anlagt med en åben kommunikation om fordele ved forskellige modeller. Den tidlige visualisering via konceptuelle wireframes gjorde det nemt for alle parter at finde frem til styrker og svagheder i foreslåede løsningsmodeller.

Processen for implementeringen mindede om afklairngsfasens. De enkelte sprints var tilpasset i længden, så NIRAS ville have noget at skulle forholde sig til efter hvert sprint.

Løsningen

Løsningen har to fokusområder. Den ene på nem opsamling af data fra flere kilder. Den anden på fleksibel rapportering af udvikling og påvirkning.

Det leverede system håndterer online indsamling af spørgeskemaer og data fra andre medier. Data indsamlingen sker anonymt og varetages decentralt af undervisere eller andre partnere i landene. Da eleverne ikke skønnes at have internet adgang i fornøden udstrækning til at selv kunne indrapportere via computere tager indrapportering højde for at brugeren sidder med et stykke papir med de nødvendige data. På papir svares der ikke altid på spørgsmål, hvilket systemet tager højde for. Desuden instruerer systemet brugeren i en nummerering af det fysiske spørgeskema, så det senere kan scannes ind og bruges til verificering af data validitet. Systemet understøtter alle relevante sprog, så brugere kan indrapportere i et for dem let tilgængelig system.

For de målepunkter, Danida projektets succes afhænger af, er der lavet et rapporteringssystem. Denne rapportering giver en let overskuelig visuel måde at følge med i fremskridtene og analysere effekterne gennem hele projektet. Rapporterne kan sættes op til at visualisere effekter gennem en uendelig kombination af målgruppe grupperinger og filtrering på demografiske faktorer og lave sammenligninger af målgrupperne.

Alle projektets data kan endvidere trækkes ud til viderebehandling i et statistikprogram, hvis yderligere analyser er ønsket.

Resultatet

Meiadata.com giver en overskuelig anvendelse for hver af de to brugertyper. For undervisere er der fokus på en indrapportering, som er nem at arbejder med, da den tager højde for de uforudsete faktorer.

For Danida og NIRAS giver systemet et opdateret indblik i effekten af eksekveringen af projektet og mulighed for at rette til, hvis effekten udebliver. Der kan også holdes øje med at de aftalte aktiviteten faktisk afholdes og med det fornødne deltager antal.

Systemet er generisk opbygget og forventes at kunne danne grundlag for andre lignende tiltag under Danida og dermed sikre at Udenrigministeriet forsat får det bedste udbytte af deres projekter.

Mere information

Kontakt Carsten Lajgaard Pedersen for at høre mere om løsningen.