Intranet – sammenhængskraft og videndelin. Applus+ Bilsyn er en moderne og ekstremt distribueret virksomhed. Intranettet bringer medarbejderne tættere sammen, skaber fællesskab og gør det lettere at dele viden.

Mette Rich og Rikke van Hauen er hhv. it-chef og marketingansvarlig i Applus+ Bilsyn. Sammen har de været ansvarlige for HAI, Helt Anderledes Intranet, i Applus+ Bilsyn. ”Vi er ekstremt glade for vores nye intranet, der binder hele organisationen sammen og gør det muligt at dele viden på tværs af 140 lokationer spredt ud over landet. Og vi er glade for samarbejdet med MOC, som har været virkelig gode til at omsætte vores behov til en velfungerende løsning,” siger Mette Rich.

LABYRINTISK INTRANET

Applus+ Bilsyn kom fra et gammelt, ’knopskudt’ og ikke specielt velfungerende intranet. ”Det gamle intranet var svært at bruge, fordi indholdet var rodet og ustruktureret – den samme information kunne ligge flere forskellige steder, og som udgangspunkt var stort set umuligt at regne ud, hvor information lå. Hertil kom, at teksterne var lange, tørre og meget lidt indbydende,” fortæller Rikke van Hauen.

”Nye forretningsgange blev meldt ud på intranettet, men der kunne gå lang tid, inden informationen blev kendt i organisationen, fordi intranettet var så uoverskueligt. Så vi valgte jævnligt at opdatere intranettet OG sende den samme information ud i en ’alle-mail’ for en sikkerheds skyld!,” fortæller Mette.

Rikke og Mette var desuden de eneste ansvarlige for intranettet – en opgave, der ikke blev lettere af, at de to kvinder ved meget om deres henholdsvise ansvarsområder, it og markedsføring, men ikke om biler og det driftstekniske omkring bilinspektion.

Heldigvis gik Applus i gang med en ny runde af virksomhedens strategi- og forandringsproces i maj 2009 og prioriterede i denne forbindelse et nyt intranet. Så i maj måned lød startskuddet til projekt ”Helt Anderledes Intranet”, kaldet HAI.

UDGANGSPUNKT I BRUGERNES BEHOV

Applus valgte uden tøven TYPO3 som platform og MOC som leverandør af det kommende intranet.

”Vores hjemmeside var i forvejen baseret på TYPO3 og leveret af MOC, og vi var meget tilfredse med både proces og resultat, så det var indlysende igen at vælge MOC,” siger Mette.

Og da sommerferien var overstået, inviterede Mette og Rikke - bistået af MOC – Applus+ Bilsyns ledelse og medarbejdere til workshops for at kortlægge krav til det kommende intranet.

”Vi afholdt fire workshops i hhv. Jylland og i København, rettet mod hver af de forskellige hovedgrupper af brugere: bilsagkyndige, administration og ledelse. Her fik vi defineret behov og indsamlet ønsker, så MOC havde noget at arbejde ud fra,” fortæller Rikke.

Ud fra dette indledende arbejde blev der fastlagt klare rammer for det kommende intranet: Det skulle være søgbart og simpelt og med max. tre klik til al information. Der skulle være mere billede end tekst, information skulle kun ligge ét sted, og helt overordnet skulle intranettet være med til at samle virksomheden, gerne med mulighed for brugerinvolvering.

Herudover var der en stor udfordring: ”Intranettet skulle rumme forskellige typer fælles viden, som alle brugertyper skulle have adgang til. Men herudover er der viden, der skal være let og hurtig tilgængelig, mens driftsmedarbejderne er i gang med et syn,” fortæller Mette.

BRUGERINVOLVERING OG FÆLLESSKAB

MOC brugte efteråret på at udvikle et Helt Anderledes Intranet, som var 100 pct. målrettet Applus’ behov:

HAI rummer bl.a.:

·         Syn og kvalitet, som rummer al den information, der er nødvendig i den daglige drift

·         Salgsunivers, som rummer information om produkter og priser

·         Stabsunivers, som er information fra og om hovedkontoret – herunder bogholderi, marketing og øvrige stabsfunktioner i Applus+ Bilsyn.

”Men herudover havde MOC fundet en virkelig smart og enkel løsning for driftsmedarbejderne: En knap med ’Bilsyn on’ eller ’Bilsyn off’. Når driftsmedarbejderen trykker på ’Bilsyn on’, forsvinder al information, der ikke specifikt har med bilsyn at gøre. Den gøres tilgængelig igen med et tryk på ’Bilsyn off’,” forklarer Mette.

I udviklingen har MOC brugt principper fra online-medier som Facebook og Ekstrabladet og skabt dynamik og interaktivitet.

”HAI har på mange måder knyttet virksomheden tættere sammen. Eksempelvis er der et område, hvor man kan dele faglige erfaringer omkring bilsyn – enten ved at spørge om råd eller ved at fortælle om erfaringer. Desuden er det muligt at lave statusopdateringer som på Facebook. Og alle brugerinput - hvad enten det er statusopdateringer eller faglige spørgsmål – er med afsendernavn og -foto, hvilket skaber kendskab og fællesskab på trods af de geografiske forskelle,” siger Rikke.

”Flere og flere brugere bidrager med indhold og gode, lokale historier. Vi har fx haft mange billeder af sne her i løbet af vinteren, ligesom folk uploader billeder, hvis de syner usædvanlige biler eller oplever andet interessant,” supplerer Mette.

Desuden er Rikke og Mette blevet aflastet: ”I forbindelse med udviklingen af HAI uddannede vi 14 lokalredaktører i TYPO3, i at skrive kort og klart samt i de regler, der gælder for intranettet generelt, fx at information kun ligger ét sted, og at der max. er tre klik til den”.

GOD OG PÅLIDELIG RÅDGIVNING

Mette og Rikke er glade for samarbejdet med MOC. ”De er gode rådgivere, der har lyttet til vores behov og bruger deres erfaring og ekspertise til at finde løsninger, der er gode for Applus+ Bilsyn. Hertil kommer, at MOC ikke alene er dygtige til det tekniske og til at skabe brugervenlighed, men at vi også har kunnet bruge dem som rådgivere omkring det økonomiske. Så vi har fået det vigtigste i første version af HAI og har sammen med MOC defineret funktioner, som vi ønsker os næste gang,” siger Mette.

”Og herudover har de været pålidelige: Da Applus+ Bilsyn besluttede projektet i maj 2009, definerede vi 15. januar 2010 som slutdato. Og præcis 15. januar 2010 kunne vi præsentere HAI for resten af Applus+ Bilsyn på en firmakonference, og den 18. januar gik det i drift,” slutter Rikke van Hauen og Mette Rich.

Box:
Statens Bilinspektion blev til Applus+ Bilsyn i 2005, da bilinspektionsmarkedet blev liberaliseret. Hvor Statens Bilinspektion var en statslig organisation med monopol på sit marked, agerer Applus+ Bilsyn i fri konkurrence med andre synsvirksomheder.

Applus+ Bilsyn har i alt 140 lokationer i Danmark og lever af at sælge hhv. bilsyn og rådgivning. Applus+ Bilsyn tæller 274 medarbejdere, hvoraf hovedparten er beskæftiget med kerneydelsen bilinspektion rundt omkring i synshaller i Danmark.

Applus+ Bilsyn er en del af det spanske selskab Applus+, som er en international certificeringsvirksomhed, med aktiviteter i mere end 20 lande.